Réponse courte
Le contrôle avant expédition consiste à vérifier que la marchandise est dans l'état attendu avant qu'elle ne quitte le port ; il évite d'emblée la plupart des litiges qui surgiraient à l'arrivée. Il porte sur trois points : le produit correspond au bon modèle et à la bonne configuration, son bon fonctionnement est attesté par un rapport d'essai et l'emballage est adapté au transport. Une fois la marchandise en route, rien de tout cela ne peut plus être corrigé ; c'est pourquoi le contrôle n'est pas la dernière étape de la commande, mais la première étape de la livraison.
Pourquoi avant l'arrivée ?
Quand une non-conformité est découverte à l'arrivée, la corriger coûte un prix disproportionné : la marchandise attend en douane, un retour ou un échange signifie une nouvelle expédition et le planning du projet glisse.
La même non-conformité repérée avant l'expédition se règle généralement simplement : on ajoute la bonne pièce, on corrige la configuration, on renforce l'emballage.
Le contrôle avant expédition n'est donc pas une formalité, mais l'étape qualité la plus rentable. Le temps qu'on y consacre est minime à côté du coût d'un problème découvert à l'arrivée.
Contrôle du produit : que vérifier ?
- Modèle et numéro de série : est-ce bien le modèle commandé, et le numéro de série figure-t-il sur les documents ?
- Support et fixation : le support a-t-il été fabriqué pour votre machine ? Le diamètre des axes et les entraxes correspondent-ils aux données de votre commande ?
- Raccordement hydraulique : le type et la taille des raccords conviennent-ils à votre circuit ? Un raccord incompatible est, à l'arrivée, un problème simple mais qui fait perdre du temps.
- Accessoires et consommables : les outils, le kit de joints, le kit de charge et le manuel compris dans la commande sont-ils dans la caisse ?
- Dommages visibles : toute rayure ou trace de choc existant avant le transport doit être consignée, pour ne pas être confondue ensuite avec une avarie de transport.
La valeur du rapport d'essai
Attester que le brise-roche a été mis en marche et essayé en usine signifie deux choses pour l'acheteur : le produit fonctionnait au moment de l'expédition, et ce fait est établi par un document.
Ce document change le cours de toute discussion à l'arrivée. Sans rapport d'essai, rien ne permet de trancher entre « il est arrivé en panne » et « il a été endommagé pendant le transport ».
En plus du rapport d'essai, un dossier photo est également précieux : des photos du produit, du numéro de série et des accessoires avant l'emballage règlent d'avance toute réclamation ultérieure pour pièce manquante.
La photo, l'assurance la moins chère
Quelques photos prises avant et après l'emballage constituent la protection la moins coûteuse dans une expédition internationale. Une fois l'état du produit, le numéro de série, le contenu de la caisse et l'emballage fermé consignés, la plupart des litiges qui pourraient surgir à l'arrivée sont réglés avant même de commencer.
Contrôle de l'emballage et du chargement
- Type d'emballage : pour les brise-roches et les équipements lourds, la caisse protège mieux que la palette, aussi bien pendant le transport que pour le gerbage ; la décision dépend de la distance et du nombre de transbordements.
- Calage : le produit ne doit pas bouger dans son emballage ; une part importante des avaries de transport vient des mouvements à l'intérieur de la caisse.
- Protection contre l'humidité : lors d'un long voyage en mer, l'humidité corrode les surfaces usinées ; renseignez-vous sur l'utilisation d'un revêtement de protection et de déshydratant.
- Marquage : le numéro de colis, le poids et les informations de destination doivent être lisibles et correspondre exactement à la liste de colisage.
- Arrimage dans le conteneur : la répartition du poids et le calage sont déterminants, tant pour la sécurité que pour le risque d'avarie.